Zusammenarbeit mit Agenturen leicht gemacht
ofischer communication nennt effiziente Maßnahmen für Auftraggeber und Agenturen
Unternehmen setzen in vielen Kommunikationsaufgaben auf externe Agenturen. Doch welche PR-Agentur bringt den erwünschten Erfolg? Wie kann man Top-Dienstleister von gut getarnten Scharlatanen unterscheiden? ofischer communication, der Spezialist für Emotionale Public Relations für erklärungsbedürftige Themen™, bietet Entscheidungshilfen.
Unternehmen profitieren von Offenheit und Vertrauen
Wie wichtig Oliver Fischer, Geschäftsführer von ofischer communication, eine faire Zusammenarbeit mit Unternehmen ist, spiegelt sein Engagement als Dozent in dieser Thematik wieder. Im Rahmen der ofischer academy, der Schulungseinrichtung von ofischer communication, informieren Oliver Fischer und sein Trainerteam regelmäßig über die Zusammenarbeit mit Agenturen. Alleine im letzten Jahr nutzten über 250 Firmenvertreter das Insider-Wissen der Agenturtrainer von ofischer communication, Tendenz steigend.
Aufgabenspektrum muss klar abgegrenzt sein
Welche externe Unterstützung ist wirklich gewollt und notwendig? Soll das gesamte Projekt in die Hände einer Agentur gegeben werden? Oder ist es sinnvoller, Teilaufgaben an verschiedene Dienstleister zu übertragen (z. B. Grafiker oder Texter)? Unternehmen müssen herausfinden, welche Form der Zusammenarbeit mit Agenturen eine wirkliche Win-Win-Situation für sie ist. Bei Full-Service-Agenturen muss sich der Auftraggeber nicht um die zeit- und kostenaufwendige Steuerung der Teilaufgaben kümmern. Doch keine Full-Service-Agentur ist in allen Bereichen gleichermaßen kompetent. Hier gilt es, vor Projektbeginn sorgfältig abzuwägen – auch im Hinblick auf die Eigenkompetenz in den Unternehmen, denen schließlich die Steuerung und Kontrolle der externen Dienstleister obliegt.
Einmal briefen ist zu wenig
Die erfolgreiche Zusammenarbeit beginnt mit einem guten Briefing der Agentur. Der Auftraggeber definiert Unternehmenswerte und Ziele der Kommunikationsmaßnahmen. Letztere konkretisiert die Agentur, entwickelt nach dem Briefing Strategien und schlägt Maßnahmen vor. Um hier Missverständnissen vorzubeugen, empfiehlt Kommunikationsexperte Fischer in den meisten Fällen ein Rebriefing. Einerseits muss das Unternehmen die Pläne der Agentur hinterfragen, andererseits die Agentur ihr zielgerichtetes Arbeiten sicherstellen. Denn nur eine offene, reibungslose Kommunikation gewährleistet zufriedenstellende Ergebnisse auf beiden Seiten. Konflikte erkennen und lösenKonflikte zwischen Auftraggeber und Agentur lassen sich dennoch nicht immer vermeiden. Um sie zu bereinigen, müssen Unternehmen die Art des Konflikts erkennen. Zielkonflikte haben ihre Ursache in der Art der Aufgabenerfüllung und möglichen unklaren Vorgaben an die Agentur. Persönliche Auseinandersetzungen sind dagegen oft durch unterschiedliche Charaktereigenschaften geprägt. Wichtig ist, dass die Konflikte auf der Sachebene ausgetragen werden. Unternehmen und Agentur müssen Missvertändnisse gemeinsam klären. Dabei ist kein Platz für persönliches Befinden. Viele Mitarbeiter in Unternehmen und Agenturen lassen sich dennoch zu anderem Verhalten hinreißen. Nicht zufriedenstellende Ergebnisse der Agentur muss das Unternehmen rechtzeitig ansprechen – d. h. vor Abschluss des Projekts, so lange eine Lösung noch möglich ist.
Controlling mit Augenmaß
Nach Beendigung der Maßnahmen wünschen viele Auftraggeber ein Controlling. Doch welche Instrumente stehen zur Verfügung, um den Erfolg der Arbeit von Kommunikationsagenturen zu messen? Clipping-Dienste ermitteln die Medienpräsenz des Unternehmens bzw. bestimmter Begriffe, eine einfache und bewährte Controlling-Methode. Egal welche Methode eingesetzt wird, sie ist nur so gut, wie die Qualität und der Umfang verfügbarer Kennzahlen. Je näher die Kennzahlen (z. B. Veröffentlichungen, Reichweite eines Mediums oder Verkaufzahlen) an den Erfolgsgrößen des Unternehmens liegen, desto genauer ist die Erfolgsmessung der eingesetzten Kommunikationsmaßnahmen. Gute Ergebnisse basieren auf guter Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Agentur. Klare Absprachen, Offenheit und Vertrauen sind die Grundlagen guter und partnerschaftlicher Zusammenarbeit.
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